Die Teamerbase wurde anfänglich entwickelt, um alle Öffnungszeiten, Buchungen und Einteilungen des Kletterwald sHaltern abzubilden. Daten der Kunden und der eigentlichen Buchungen sollen schnell erfasst werden und einfach einzusehen sein. Der Buchungs-Kalender bietet mit verschiedenen Ansichten und Filtern Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Die Tagesansicht zeigt darüber hinaus detailierte Informationen über die einzelnen Buchungen und genutzte Ausrüstung. Der Trainer-Kalender ist so umgesetzt, dass unser Personal schnell Einteilungen und Arbeitszeiten einsehen kann und die nötigen (Kunden-) Informationen bekommt.
Die Software hat mit den Jahren immer mehr Funktionen bekommen, um langfristig ein „papierloses Büro für einen Kletterwald“ zu ermöglichen. Entsprechend sind spezialisiertere Module entstanden, um z.B. die täglichen Prüfungen zu dokumentieren.
Hat das System eine Buchungsverwaltung mit Mailversand?
Online-Reservierung/-Buchung vom Kunden möglich………JA
Online-Bestätigung/-Veränderung vom Kunden möglich…JA
Wie gestaltet sich die Rechnungs- und Adressverwaltung?
- Adressen werden organisiert
- Adressbücher, die per Benutzer freigegeben werden
- Adressfelder können pro Adressbuch verschieden eingetragen werden (z.B. braucht man bei Angestellten andere Daten als bei Kunden)
- Adressaten können über die Adressfelder gesucht werden
- Rechnungen werden per Adressat angelegt
- Pro Rechnungen werden angelegt und separat gespeichert
- Print Vorlage
- Datum und RechnungsNr.
- Spezielle Infos auf der Rechnung
- Status (von „in Bearbeitung“ bis „Bezahlt“)
- Anschriftsfeld (z.B. wichtig falls die Rechnung innerhalb einer Organisation anders ist, als des Adressaten)
- Artikel werden pro Rechnung verknüpft
- Steuersätze werden pro Artikel extra aufgeführt
- Nach „Schreiben der Rechnung“ wird die Rechnung unveränderbar als PDF gespeichert
- Artikel werden separat gepflegt
- Artikel sind organisiert in (Sub-) Kategorien
- Automatische Ausrechnung vom Brutto- oder Nettopreis ausgehend können auch angelegte Preise aus Programmbuchungen
Wie funktioniert das Gutscheinsystem?
- Befindet sich in der Überarbeitung und wir voraussichtlich im Frühjahr nächsten Jahres voll funktionierend freigeschaltet
- Organisiert in Gutscheinkategorien (z.B. für den Kletterwald, für das Restaurant, usw.)
- Verschiedene „Einträge“ möglich (z.B. Erwachsenenpreis, Kinderpreis, Wertgutschein, usw.)
- Pro Kategorie verschiedene Mailvorlagen und eine Printvorlage einstellbar
- Abrechnung erfolgt über PayMill und seitens des Gut- schein-Kunden über Sepa, PayPal, SOFORT
- Eingebunden in die Website
- Zunächst (soweit gewünscht) über ein Iframe, so dass der Kunde auf der Website bleibt, falls „nur gesurft“ wird.
- Sobald der Bestellvorgang gestartet wird, geschieht eine Umleitung auf eine spezielle Bestell- und Bezahl-Website (draussenbuchung.de)
- Darstellung auf draussenbuchung.de geschieht nach Wunsch des Kunden anhand HTML – Vorlage
Kann man mit dem System eine Personalplanung durchführen?
- JA
- Einteilung geschieht in einem Verfahren nach „Bewerbung-Einteilung-Bestätigung“
- Angestellte bewerben sich selbständig für ganze Tage bzw. bestimmte Programmbuchungen
- Das Büro teilt nach eigenem Rhythmus ein (direkt, nach festem Intervall, monatlich, usw.)
- Angestellte bestätigen die Einteilung als Rückmeldung für‘s Büro
- Einteilungskategorien und Namensgebungen sind frei wählbar
Wie lassen sich Aufgaben verwalten?
- Das Modul „Todo“ baut sich auf nach (Sub-) Kategorien, die per Benutzer freigeschaltet werden
- Nach „administrativen“ oder „normalen“ Rechten
- Eintragen, Beschreiben und Verändern sind „normale“ Rechte
- Fortschritt, Priorität, Mitarbeiter – Zuteilung, usw. sind „administrative“ Rechte
- Den eigentlichen Eintragungen pro (Sub-) Kategorie
- Pro Eintrag steht eine „SMS-ähnliche“ Kommentarfunktion zur Verfügung
- Todos sind durchsuchbar, zum schnellen (Wieder-) Finden einer Aufgabe
- Neue oder neu zugewiesene Eintragungen werden extra markiert
Ist es möglich, betriebliche Abläufe zu dokumentieren?
- Notizbücher werden einzeln angelegt und Lese- / Schreib- rechte pro Benutzer freigeschaltet
- Pro Notizbuch besteht die Möglichkeit in bis zu vier organisatorischen Ebenen Dokumentationen anzulegen
- Zum eigentlichen Verfassen von Dokumentationen steht eine Wort-Prozessor-ähnliche Oberfläche steht zur Verfügung (WYSIWYG-Editor)
- So können neben Texten, auch Bilder, Videos, Links, usw. hinterlegt werden
Gibt es einen zentralen Mailversand für die Mitarbeiter?
- Alle Benutzer können in Mailgruppen organisiert werden und gezielt einzelnen Gruppen eMails zugeschickt, werden
- Diese eMails werden jedem einzeln zugesandt um z.B. Spam vorzubeugen
- So ist z.B. ein wöchentlicher Versand einer „Wochenmail“ an alle Mitarbeiter leicht zu realisieren
- Diese Mail kann auch alternativ als „System-Meldung“ beim Anmelden an der Teamerbase erscheinen
- (z.B. um kleine Updates von Abläufen vor Ort bekannt zu machen)
Wie verläuft die Zeitenerfassung und Aufbereitung für die Lohnabrechnung?
- Pro Tag kann jeder Benutzer mehrere Arbeitszeiten bzw. mehrere Pauschaleinträge (z.B. fest bezahlte Programmzeiten) erfassen
- Für jeden Benutzer können verschiedene Arbeitsbereiche und Löhne erfasst werden
- Für das Büro gibt es zur Überprüfung, Planung und Weiterleitung ans Steuerbüro eine Tagesübersicht >> dient primär zur nachträglichen Überprüfung
- Monatsübersicht >> dient primär zur Datenerfassung für‘s Steuerbüro (Exportmöglichkeiten als CSV oder PDF möglich)
- Jahresübersicht >> dient primär zur Übersicht und Berech- nung von Lohnkosten
Bietet das System Sonderfunktionen für Kletterwälder?
Tagesbetriebsdatenblätter……….JA
- Das Modul „Checklisten“ kann genutzt werden für:
- Tagesbetriebsdatenblätter für Parcours, Teamelemente, Bogenschießanlagen, usw.
- Täglichen wiederkehrenden Aufgaben im Büro
- Wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederkehrenden Aufgaben im allgemeinem Betrieb
automatisierte Nachweisverwaltung (z.B. für Rettungs- übungen) ……….JA
- Nachweise können in Kategorien angeordnet werden (z.B. Betreuer, Retter, Teamelemente, usw.)
- Für jeden Nachweis kann die Gültigkeit festgelegt werden (z.B. Rettungsübungen jährlich, Erste – Hilfe – Nachweis 2 x jährlich, Hospitationen einmalig, usw.)
- Für jede Kategorie werden Benutzer freigeschaltet
- Als „das musst du nachweisen“
- Als „diesen Nachweis darfst du überprüfen und bestätigen“
- Für das Büro stehen nochmal extra Nachweis-Listen zur Ver- fügung für Sammel-Listen (z.B. Nachweise der Studenten eingegangen, Minijobber haben Unterlagen eingereicht, usw.)
- Alle Nachweise können als Listen für das Büro exportiert werden
Einweisungen werden dokumentiert (Anforderung nach neuester EN) ……….JA
- Über ein „Sub-Modul“ der Ausleihe können Trainer pro Ein- weisungszeit oder pro fester Gruppe eingetragen werden
- Dieser Eintrag wird für jeden Trainer im eigenen Account zur Dokumentation der Einweisung angezeigt
Ausleihsystem……….JA
Mit Planungsübersicht (wie lange ist welches Material voraussichtlich verliehen)……….JA
Mit Echtzeit-Materialverwaltung (z.B. für Klettergurte, Helme) ……….JA
PSAgA – Verwaltung und Prüfungserfassung……….JA
Beinhaltet die Software ein Kassensystem?
- NEIN
In welchen Kletterwäldern wird das System eingesetzt?
- In Borken: www.kletterwald-borken.de
- In Schweinfurt: www.kletterpark-schweinfurt.de
- In Stuttgart: www.waldklettergarten-stuttgart.de
- Erlebnispädagogischer Anbieter in Arnsberg: www.kraeftespiel.de
- In Haltern: www.kletterwald-haltern.de
Wie lange ist es auf dem Markt?
- Seit 2 Jahren, intern entwickelt und genutzt seit 4 Jahren
Was kostet das System (Beispielrechnung):
- 45 Nutzer (Trainer + Büro)
- 300.000 Euro Umsatz
- Davon 150.000 Euro Umsatz über das Buchungssystem
- (750 gebuchte Gruppen)
- 130,00 Euro pro Monat
- 60,00 Euro Grundpreis
- 70,00 Euro gestaffelter Preis für die Benutzer
zur Erklärung:
- 60,00 Euro Grundpreis zzgl.
- 15,00 Euro pro 10 Benutzer (1–40)
- 10,00 Euro pro 10 Benutzer (50–100)
- 7,50 Euro pro 10 Benutzer (ab 100)
Infos und Kontakt:
Teamerbase
TreeEmotion GbR
Hegemannsweg 4
45966 Gladbeck
Tel.: 02364 6083835
Email: info@teamerbase.de
