Digital am Baum

Naturerlebnis in einem Klettergarten und Digitalisierung – das müssen keine Gegensätze sein. Das erfolgreiche Erlebnis der Gäste steht und fällt mit einer guten Begleitung durch genügend kompetente Mitarbeiter in der Anlage. Doch häufig wechselnde Besucherzahlen aufgrund unbeeinflussbarer äußerer Faktoren erschweren es, einen funktionierenden und ausgewogenen Einsatzplan für die Mitarbeiter zu erstellen. Jeder, der regelmäßig viel Zeit mit dieser Aufgabe verbringt, wird sich über die Unterstützung durch digitale Helfer für die Arbeit im Baum freuen.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Eine Dienstplanungs-App kann hier z. B. Abhilfe schaffen – wenn der Planer sieht, wer verfügbar ist, wer schon wie viel gearbeitet hat, sogar wie viele Sonntagseinsätze welcher Mitarbeiter hatte, ist die Entscheidung für die Besetzung einer Schicht schnell gemacht. Und weil das Programm auch noch ausweist, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation bei der zu erwartenden Besucherzahl nötig sind, entsteht ein richtig guter Plan.

Gute Kommunikation ist ein Teil der Lösung

Da sich die Planung mit einer solchen App im Web abspielt, sind auch kurzfristige Änderungen und schnelle Reaktionen möglich. Das wird durch die integrierte Kommunikation sichergestellt: Es gibt dann nur noch einen Kommunikationskanal für dienstplanrelevante Dinge, statt des üblichen Mixes aus Anrufen, SMS, Whats App-Nachrichten, zugesteckter Zettel und auf dem Gang im Gespräch erwähnten Tauschwünschen.

Über die webbasierte, gemeinsame Plattform können – angefangen von Nachrichten an definierte Gruppen bis hin zu „Personal Messages“ – alle dienstbezogenen Themen kommuniziert werden. Darüberhinaus ist sogar die Möglichkeit der Kommentierung abweichender Arbeitszeiten oder besonderer Vorkommnisse durch die Mitarbeiter in guten Planungsprogrammen enthalten, so dass der Planer nicht extra nachfragen muss.

Integration der Mitarbeiter in die Planung

Statt vorgefertigte Pläne herauszugeben, die dann bei Kenntnis durch die Mitarbeiter mehrfach umgebaut werden müssen, weil diese tauschen müssen oder wollen, können diese in einer Dienstplan-App vorab ihre Verfügbarkeiten angeben. Der Planer sieht bei der Einteilung die Wünsche der Mitarbeiter in Ampelfarben. Natürlich kann er jeden verplanen – aber warum nicht dem rot markierten Mitarbeiter entgegenkommen, dessen Wunsch der Planer nun kennt und es andere gibt, die durch eine grüne Markierung ihre Einsatzbereitschaft anzeigen – und natürlich die benötigte Qualifikation mitbringen.

Reibungspunkte abbauen

Die Transparenz in einem gemeinsam mit den Mitarbeitern benutzten Dienstplanungstool führt zu einer spürbaren Verringerung von Konflikten. Jeder kann einsehen, wie sein Arbeitszeitkonto aussieht, wie seine Arbeitszeit erfasst und gewertet wurde, er sieht seine Einsätze und wird an den Ablauf seiner Qualifikationen, z. B. an anstehende Schulungen erinnert.

„Online-Dienstplanung ist aus der täglichen Arbeit in unserem Kletterpark nicht mehr wegzudenken. Es ist der Dreh- und Angelpunkt unserer Personalplanung, Kerndatenbank für Personalakten, monatlicher Startpunkt und ‚unique source of truth‘ für jede Gehaltsabrechnung. Wir arbeiten seit vielen Jahren mit dem Planungsprogramm DEJORIS und sind sehr zufrieden.“, fasst Pierre Francois Marteau von der Kletterpark-Gruppe „Waldabenteuer“ seine Erfahrungen mit der Online-Einsatzplanung zusammen. „Durch eine simple Zeiterfassung über drei Schaltflächen auf einem Tablet (oder auf dem Smartphone der Mitarbeiter) können die Arbeitszeiten erfasst und direkt in das Planungsprogramm übertragen werden,“ ergänzt Raimund Bechtloff vom Kletterpark Schwindelfrei.

Selbstoptimierung – Zeit für Kreatives freisetzen

Daher unterstützen ausgereifte digitale Planungstools, so wie im Falle der Kletterparks von „Waldabenteuer“ die App DEJORIS, auch bei der Erfassung und Nachbereitung der Arbeitszeiten. Dem Management eines Kletterparks oder -waldes stehen nun viele Auswertungen zur Verfügung, die seine Planung verbessern können, wie z. B. der „Plan-Ist Vergleich“, der zeigt, ob ein Planer zuviel oder zuwenig Personal eingesetzt hat (und damit zu hohe Lohnkosten oder entgangenen Umsatz ermöglicht hat).

Arbeitszeiten und Lohn können nach Bereichen differenziert betrachtet werden und es stehen die Leistungsnachweise der einzelnen Mitarbeiter auf Knopfdruck gesammelt zur Verfügung. Das Lohnbüro bekommt – ebenfalls mit zwei Klicks – die Lohndatei mit den geleisteten Stunden in Lohnarten und Abwesenheiten ausgegeben. Das reduziert die Bürozeiten deutlich und gibt Raum für neue Ideen.

Wer ist überhaupt da?

Eine weitere Arbeitserleichterung ist die integrierte Abwesenheitsverwaltung. Für die fest angestellten, in Vollzeit arbeitenden Mitarbeiter ist die Abgabe einer Verfügbarkeit nicht sehr sinnvoll. Daher gibt es auch eine schlanke, aber nützliche „Abwesenheitsverwaltung“. Mitarbeiter beantragen Urlaube, Fortbildungen etc. in dem webbasierten Tool und der Planer bzw. das Management sieht die eingehenden Anträge und kann sie genehmigen, weiterleiten oder ablehnen. Die Einteilung der Vollzeitmitarbeiter lässt sich – auch im rollierendem System – beliebig weit in die Zukunft ausrollen. Und bei dem „Auffüllen“ mit Teilzeitkräften ist in der Planung sofort ersichtlich, wer abwesend und wer einplanbar ist.

Der erste Schritt

Der Umstieg auf ein neues System bedeutet immer das Verlassen der Komfortzone. Wer sich jedoch traut, einen Schritt in Richtung digital unterstützten Arbeitens zu gehen, wird schnell bestätigt: Es steht viel mehr Zeit für die anderen wichtigen Dinge zur Verfügung. Die Mitarbeiter sind zufrieden. Und durch die Vermeidung von Planungsfehlern spart man Geld. „Die Einführung eines solchen Programms benötigt eine Vorlaufzeit von ca. 2 Wochen“, erinnert sich Raimund Bechtloff, Kletterpark Schwindelfrei. „Wir bekamen eine Schulung in der Benutzung und haben dabei direkt unsere Organisationsstruktur und unseren Dienstplan aufbauen können. Seitdem ist Dienstplanung bei uns kein Zeitfaktor mehr.“