Recras ist ein Verwaltungs- und Reservierungssystem für die Freizeitindustrie, entwickelt durch eine Kombination von Freizeit-Unternehmern und Programmierern. Recras bietet Kassensystem, Onlinebuchung, Angebots- und Rechnungserstellung, Personalplanung, Material- und Standortplanung sowie eine ganze Reihe von automatisierten Abläufen, die die tägliche Arbeit erleichtern.
Die Entstehung von Recras
Im Jahr 2003 gründeten Harrie Kersssies und Marthijn Wolting das Freizeitunternehmen „Taribush“ in der Provinz Drenthe mit dem Ziel, alle Arten von Familien- und Firmenausflügen zu organisieren. In den ersten Jahren der Taribush waren beiden Besitzer immer noch beschäftigt mit ihren eigenen Vollzeit-Arbeitsplätzen und das machte es enorm schwierig, jede Verwaltung in Ordnung zu bringen. Es bedurfte eines Systems, das die Zeiten, in denen eine Unterkunft vermietet wurde, im Auge behalten konnte.
Im 2006 trafen sie Tijmen Klein. Er hatte in den Jahren zuvor seine eigene Programmierungsfirma „Klein Informatica“ gegründet und er beschloss Harrie und Marthijn mit ihren administrativen Lasten zu helfen. Die Männer von Taribush übernahmen ihre Wünsche für das Verwaltungssystem in den folgenden Jahren und Tijmen integrierte sie in eine erste webbasierte Version.
Als 2010 ein anderer Freizeitunternehmer durch Zufall sah, mit welchem System Taribush alle Reservierungen aufzeichnete, rief er: „Das will ich auch!“ Harrie, Marthijn und Tijmen haben dann zusammengearbeitet und Recras ins Leben gerufen.
Hat das System eine Buchungsverwaltung mit Mailversand?
- Es lassen sich aus dem System sowohl manuell erstellte Angebote per Mail versenden, als auch automatische Mails mit Bestätigungen und Rechnungen aus Online-Reservierungen.
- Jedem Angebot können individualisierte PDF-Dokumente angehangen werden, die aus dem System heraus automa-tisch angepasst und erstellt werden.
Online-Reservierung/-Buchung vom Kunden möglich…….JA
Online-Bestätigung/-Veränderung vom Kunden möglich…….JA
Wie gestaltet sich die Rechnungs- und Adressverwaltung?
- Onlinebuchung
- Bei Onlinebuchungen gibt der Kunde alle relevanten
- Daten selber ein. Buchungsbestätigung, Rechnung und alle wichtigen Dokumente wie Einverständniserklärung etc. werden passend zur jeweiligen Buchung automatisch versandt, sobald der Zahlungseingang automatisch erfasst ist. Die Buchung ist ab dann in der Tagesplanung erfasst.
- Manuelle Buchung
- Für ein manuelles Angebot kann auf die Daten des Kon-taktformulars zurückgegriffen werden soweit vorhanden.
- Ein Angebot kann aus einem Arrangement (Programm aus mehreren Produkten) oder individuell zusammengestellt werden.
- Das System erstell automatisch einen Programmablauf, eine Kostenübersicht, Beschreibungen der einzelnen Module und erstellt daraus ein aufbereitetes PDF, welches versandt wird.
- Nach der Buchung wird die Rechnung aus dem System heraus erstellt und nach Prüfung verschickt.
Wie funktioniert das Gutscheinsystem?
- Es können Gutscheine für Aktivitäten erstellt werden. Diese sind online und an der Kasse zu kaufen und auch einzulösen. Es lassen sich auch Gutscheine für Kooperationspartner erstellen und herunterladen.
Kann man mit dem System eine Personalplanung durchführen?
- Ja, es können Dienste anhand erfolgter Buchungen und eingepflegter Öffnungszeiten erstellt werden. Es erfolgt eine automatische Überprüfung auf unbesetzte Dienste.
- Mitarbeiter können mit Ihren Qualifikationen (Retter, Einweiser….) eingepflegt und ausgesucht werden.
- Alle Mitarbeiter können sich mit Ihren persönlichen Daten einloggen.
- Sie können dann auf Ihrer eigenen individualisierten Mitarbeiterseite folgende Themen selber einsehen und bearbeiten:
Einsehen:
– ihren Dienstplan
– offene Dienste
Bearbeiten:
– ihre Verfügbarkeiten
– ihre Stundenerfassung
– „Bewerbungen“ auf offene Dienste
Wie lassen sich Aufgaben verwalten?
- Es lassen sich zu Buchungen und Kontakten Aufgaben erstellen und Mitarbeitern zuweisen.
Ist es möglich, betriebliche Abläufe zu dokumentieren?
- Alle betrieblichen, die Buchung betreffenden Abläufe,
- werden dokumentiert.
- Alle Abläufe zum Personal wie Schichtplanung, Verfügbarkeiten, Stundenerfassung sind möglich und werden zudem protokolliert.
- Hochseilgartenspezifische Dokumentationen wie täglicher Parcour-Check oder PSA-Prüfung können nicht documentiert werden.
Gibt es einen zentralen Mailversand für die Mitarbeiter?
- Mitarbeiter finden alle relevanten Informationen auf ihrer persönlichen Seite in Recras. Sobald sich etwas an einem Dienstplan ändert, wird eine Infomail mit den Änderungen automatisch an den Mitarbeiter versandt.
- Der Dienstplan lässt sich dynamisch per „ICal“ in persönliche Kalender einbinden. Änderungen sind so sofort z.B. auf dem Handy sichtbar.
Wie verläuft die Zeitenerfassung und -aufbereitung für Lohnabrechnung?
- Die Mitarbeiter erfassen selber ihre Stunden im System. Am Ende des Abrechnungszeitraums können diese Daten exportiert und weiterverarbeitet werden.
Bietet das System Sonderfunktionen für Kletterwälder?
- Jedes Produkt kann mit Informationen und Anweisungen an das Personal hinterlegt werden, so dass sich automatisierte Ablaufpläne und Materiallisten etc. erstellen lassen.
Beinhaltet die Software ein Kassensystem?
- Ja, bei über das Kassensystem durchgeführten Buchungen werden direkt Materialverfügbarkeiten überprüft. Freie Plätze in Einweisungen werden hierbei direkt angezeigt. Schon im System hinterlegte Buchungen werden im Kassensystem angezeigt.
In welchen Kletterwäldern wird das System eingesetzt?
- In mehr als 60 Kletterparks in den Niederlanden, Deutschland, Irland und Österreich.
Wie lange ist es auf dem Markt?
- Seit 2012
Was kostet das System (Beispielrechnung):
- 45 Nutzer (Trainer + Büro)
- 300.000 Euro Umsatz
- davon 150.000 Umsatz über das Buchungssystem
- (750 gebuchte Gruppen)
- 165 Euro pro Monat unter der Annahme, dass 5 Login-Benutzer vorhanden sind.
Infos und Kontakt:
Recras b.v.
Helperpark 282
9723 ZA Groningen (Niederlande)
Tel: +31 50 211 2222
